Organizowanie konferencji dla pracowników swojej firmy w biurze, lub siedzibie firmy może nie być zbyt dobrym pomysłem. O wiele lepiej jest poszukać obiektów prowadzonych przez firmy, które profesjonalnie zajmują się organizacją konferencji. Pomoże to zaoszczędzić sporo czasu i energii, a niekiedy także pieniędzy. 

Jak wybrać odpowiednią lokalizację do zorganizowania konferencji?

Organizując konferencję, bardzo ważne jest znalezienie odpowiedniej lokalizacji. Powinna ona być tak umiejscowiona, aby wszyscy uczestnicy nie mieli większych problemów z dojazdem. W zależności od tego, na jaki obiekt ktoś się zdecyduje, dojazd może być dobry lub bardzo słaby. Tę kwestię trzeba rozpatrzyć w kontekście charakteru konkretnej konferencji. Jeśli jest to na przykład konferencja szkoleniowa, na którą przyjeżdżają ludzie z całego kraju, a nawet świata, to obiekt powinien być zlokalizowany w dużym mieście przy dobrych węzłach komunikacyjnych. Do samego miasta powinno dać się łatwo dojechać zarówno autostradą, jak również koleją. Dobrze by było, aby w okolicy było zlokalizowane także lotnisko. Sama komunikacja w mieście także powinna stać na odpowiednim poziomie. Do sal konferencyjnych powinno móc się spokojnie dojechać metrem, komunikacją miejską, a w okolicy nie powinno zabraknąć postoju taksówek. W przypadku konferencji organizowanej na przykład dla swoich pracowników, jako elementu integracji firmowej lub zwykłego kursy szkoleniowego, można poszukać obiektu nieco gorzej skomunikowanego. Może to być na przykład kameralny obiekt poza miastem lub nawet hotel w jakimś ustronnym, turystycznym miasteczku w górach lub nad morze. Organizacja konferencji w takim miejscach ma jednak sens wtedy, gdy nie są to konferencje komercyjne i biletowane. W takich sytuacjach lokalizacja gra kluczową rolę. 

Organizując konferencję dla małej firmy lub korporacji, warto jednak skorzystać z opcji znalezienia obiektu na uboczu, który byłby położony w okolicy odpowiedniej nie tylko do spokojnej nauki, ale także do rekreacji. Takie warunki środowiskowe spełnią jednocześnie role firmowego wyjazdu integracyjnego, jak i elementu szkoleniowego. Decydując się na hotel, który dysponuje wyposażonymi salami konferencyjnymi, a także łączy swoją ofertę z agroturystyką, można łatwo umilić czas uczestnikom konferencji, zwłaszcza gdy są to wydarzenia kilkudniowe. 

Co będzie potrzebne do organizacji konferencji?

W czasie standardowej konferencji będzie potrzebne trochę wyposażenia. Trzeba na to zwrócić uwagę już wcześniej i odpowiednio dopytać, czy dany obiekt posiada niezbędne akcesoria na stanie, czy trzeba je zapewnić samemu. Podstawą są oczywiście stoły konferencyjne i krzesła, ale tego typu sprzęt jest raczej obecny we wszystkich obiektach. Sprawa ma się nieco inaczej jeśli chodzi o sprzęt elektroniczny. Niektóre obiekty dysponują wszystkimi, niezbędnymi obiektami, a inne wynajmują jedynie puste sale konferencyjne. Nie dysponując swoim sprzętem, takim jak komputery, głośniki, mikrofony lub projektor obrazu, lepiej jest poszukać obiektu oferującemu kompleksową obsługę konferencji. W przeciwnym razie będzie trzeba wszystko wynajmować, co może okazać się bardzo czasochłonne, a sam montaż całego osprzętu w sali konferencyjnej może okazać się problematyczny, jeśli nie ma się fachowca, który akurat się na tym zna i został oddelegowany do obsługi i organizacji konferencji.  

Jaki zakres prac zlecić firmom zewnętrznym?

Aktualny rynek daje organizatorom wiele możliwości. Najbardziej podstawową jest wynajęcie samego lokalu na kilka godzin. Wtedy trzeba samemu zapewnić sprzęt oraz wszystkie detale. Można jednak znaleźć taką salę, która w ramach opłaty za wynajem lokalu, udostępnia podstawowy sprzęt elektroniczny. Jest to najbardziej polecana opcja, gdyż prelegenci mogą przyjechać ze swoim laptopem i spokojnie zaprezentować materiały szkoleniowe ze swojego komputera. Nie trzeba już niczego ustawiać ani synchronizować, gdyż wystarczy jedynie podłączyć odpowiednie kable do komputera i wszystko powinno działać. Takie sale są oczywiście nieco droższe, ale biorąc pod uwagę, że sprzęt nagłaśniający i resztę sprzętu elektronicznego trzeba wynająć oraz oddelegować do ich obsługi pracownika, nieco wyższa cena może okazać się paradoksalnie oszczędnością.

To samo dotyczy kwestii cateringu oraz ewentualnego noclegu. Można znaleźć sale wykładowe w jakiejś szkole, uniwersytecie lub dedykowanych pod najem krótkoterminowy salach konferencyjnych, a noclegi zapewnić pracownikom w okolicznych hotelach lub dać im ryczałt, aby zrobili to w swoim zakresie. O wiele praktyczniejszą opcją jest jednak znalezienie takiego obiektu, który zapewni możliwość wynajęcia pokoi hotelowych, dostarczy catering, a także kompletnie wyposażone sale konferencyjne. Na rynku jest bardzo wiele obiektów hotelowych, które oferują właśnie takie kompleksowe organizowanie konferencji i choć jest to droższe od organizowania wszystkiego samemu, to w przypadku większych konferencji może okazać się bardzo opłacalne cenowo.