Mobilność firmy w dzisiejszych czasach jest niezwykle istotna. Właśnie dlatego bardzo często przedsiębiorstwa wynajmują lokal, w jakim prowadzą swoją działalność. Wiąże się to z częstymi przeprowadzkami biura. Organizacja przeprowadzki biura nie musi być wcale taka trudna, warto ją przede wszystkim zorganizować w sposób spokojny i rozsądny. Dobrze jest wcześniej zaplanować wszelkie kroki potrzebne do wykonania, aby przeprowadzka biura przebiegła szybko i bezproblemowo.

Informacja dla pracowników

Na 2-3 miesiące przed planowaną przeprowadzką należy uświadomić swoim pracowników o tym, iż biuro zostanie przeniesione. Taka informacja może wpłynąć na czas dojazdów naszych pracowników, wówczas będą oni musieli zdecydować, czy chcą szukać pracy bliżej miejsca zamieszkania, czy dalej chcą tworzyć zespół w naszej firmie.

Archiwum i niezbędne dokumenty

Najważniejszymi dokumentami w każdej firmie jest dokumentacja płatniczo-kadrowa, należy ją zabezpieczyć, nie może bowiem dostać się w niewłaściwe ręce. Tak samo jest w przypadku wszelkich rodzajów umów czy innych ważnych dla firmy dokumentów. Muszą być one właściwie zabezpieczone i w pierwszej kolejności przeniesione w bezpieczne miejsce.

Wyznaczenie osób do pomocy

W trakcie przeprowadzki biur  trzeba będzie przenieść wiele urządzeń pomocnych w codziennej pracy, takich jak skany, telefony, komputery, drukarki. Dobrze jest wyznaczyć parę osób, którym ufamy, aby zadbały o bezpieczeństwo tych przedmiotów i odpowiadały za ich przeniesienie. Dobrze, jeśli każda osoba będzie odpowiedzialna za swoje stanowisko, przygotuje rzeczy we właściwy sposób do przeprowadzki i je przeniesie. Specjalne naklejki na pudełka pomogą uporać się ze wszystkimi przedmiotami i posegregować je we właściwy sposób, aby uniknąć bałaganu. Na samym początku należy spakować najmniej potrzebne rzeczy, które nie wpłyną w żaden sposób na funkcjonowanie firmy i nie przeszkodą w realizacji zadań naszych pracowników. Przeprowadzka biura nie może oznaczać przerwy w świadczeniu usług klientom, gdyż firma byłaby narażona na poważne straty. Ostatniego dnia dopiero można spakować ważny sprzęt, taki jak drukarki czy komputery. Pracownicy sami najlepiej wiedzą, jakie rzeczy są im niezbędne do pracy, a które można od razu spakować.

Ustalenie terminu przeprowadzki biura

Proces przenoszenia się do innego biura nie może trwać zbyt długo, gdyż firma odczuje po jakimś czasie wyraźne straty. Trzeba więc ustalić ostateczny termin na spakowanie wszystkich rzeczy i wyjazd do nowej lokalizacji biura.

Zapoznanie się z nowym biurem

Warto dokładnie zapoznać się z planem nowo wybranego lokalu. Należy zaplanować i zorganizować stanowiska pracy, w taki sam sposób jak były one zlokalizowane w poprzednim miejscu, wówczas unikniemy nieporozumień i kłótni.

Utylizacja zbędnych przedmiotów

Przeprowadzka w Szczecinie jest świetną okazją do zrobienia porządków w naszym biurze i likwidacji zbędnych rzeczy. W biurach często znajduje się sprzęt zupełnie niewykorzystywany, który jedynie zajmuje wolną przestrzeń. Czasem w trakcie przeprowadzki biur znajdują się przedmioty osobiste, byłych pracowników. Droższe urządzenia można sprzedać, jednakże zwykłe przedmioty najlepiej po prostu wyrzucić.

Planowanie oraz pakowanie

Niestety przeważnie na którymś etapie przeprowadzki pojawia się chaos, nad którym ciężko będzie nam zapanować. Przeważnie trudno jest pogodzić proces przeprowadzki biur wraz z codziennym funkcjonowaniem firmy. Właśnie dlatego należy odpowiednio wcześnie przygotować naszych pracowników do ich zadań związanych z przeprowadzką i czasu kiedy mają je zrealizować. Bardzo istotne jest dobre planowanie logistyczne wszystkich etapów przeprowadzki, a przede wszystkim tego, w jakim momencie przenieść sprzęty biurowe. Dzięki jasnym poleceniom unikniemy chaosu w biurze, a pracownicy będą wiedzieli, co mają robić.

Odpowiednie zabezpieczenie sprzętów biurowych

Niektóre sprzęty biurowe w trakcie przenoszenia mogą ulec uszkodzeniu. Szczególnie narażone są sprzęty takie jak monitory, drukarki, projektory, ksero, komputery. Należy więc w odpowiedni sposób zabezpieczyć delikatne sprzęty biurowe, do tego celu najlepiej wykorzystać na przykład folię bąbelkową oraz zapakować je w kartony ze styropianem i gazetami. Na pudełkach warto także umieścić informację, aby obchodzić się z nimi w sposób delikatny. Tak samo należy postąpić w przypadku akcesoriów szklanych oraz mebli szklanych, na przykład, kiedy chcemy przenieść stół szklany z sali konferencyjnej. Po zabezpieczeniu rzeczy folią bąbelkową, można dodatkowo owinąć je folią stretch. Natomiast książki, gadżety firmowe i dokumenty wystarczy włożyć do pudeł, po czym opisać je, co ułatwi późniejszy proces wypakowywania. Biurka warto rozkręcić, dzięki czemu ich transport będzie łatwiejszy i szybszy. W trakcie przeprowadzki najważniejsza jest kontrola nad ważnymi dokumentami firmowymi i o tym nie należy zapominać. Dobrze jest przewozić je w specjalnych zaplombowanych kopertach, nie powinno się je spuszczać z oczu, ani powierzać czasami do spakowania swoim pracownikom.